グッジョブコラム 2021.11.04

勤怠管理をデジタル化するメリット３点

ここ数年、ビジネスにおける様々な場面（ビジネスに限りませんが）で、急速にシステム化やデジタル化が進んでいます。勤怠管理は特にその効果が大きいと注目され、導入を進める企業が増えています。

勤怠管理をデジタル化（システム化）すると、どんなメリットがあるのでしょうか？

【1】ペーパーレス化

タイムシートなどの紙で管理を行っていると、当たり前ですが、毎月人数分の用紙の準備に始まり、手書きで記入、回収してチェック、給与計算・・・と、人によるかなりの手作業が必要です。

また、どうしても保管するスペースが必要になるため（労働基準法では、3年間の保管が定められています）ので、書庫などの場所をとるほか、過去の書類を探す手間も大きなものになります。

データをデジタル管理すれば、当然棚を設置するスペースを確保する必要がなくなります。何より、パソコンのシステム上で、データを容易に検索できるほか、一定期間の勤怠データをまとめて出力することも瞬時に行えます。

働き方改革が推奨される中、担当者の業務のスリム化にも繋がりますし、紙が減るのでエコな取り組みとも言えそうですね。

【2】自動計算

こちらも当たり前と思われるかと思いますが、デジタル化することで、日々リアルタイムで勤怠情報を確認することができます。

例えば「残業しすぎている人はいないか」を調べたい時、紙だと日々の勤務時間や残業時間を足し算する必要があるところ、システム上では常に合計勤務時間が表示されているので、超過勤務などの勤怠状況が一目で分かります。

分析などの作業もスピーディーに行えるので、勤怠データをより有効に活用できるでしょう。製造業などの人的工数を計測する必要のある企業にはかなり有効です。

表示の見やすさや検索のしやすさをポイントに、システムを選ぶのも良いかもしれませんね。

【3】コンプライアンスへの対応

デジタル化コンプライアンス？と思われるかもしれませんが、厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署から出ている「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」の中には、次のような記載があります。

始業・終業時刻の確認および記録の原則的な方法

（ア）使用者が、自ら現認することにより確認し、記録すること。

（イ）タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること。

とあり、タイムシートを手書きするなどのいわゆる「自己申告制」は、やむを得ない場合とされています。働く人が多い現場では、使用者が現認することにも限界があるでしょうから、システム化がお勧めです。

また【２】にも関連しますが、日々リアルタイムに勤怠状況が確認できるので、超過勤務などの早めの発見・対処も可能になりそうです。

いかがでしょうか？デジタル化するだけで、日々・毎月の締め業務が改善される企業様は多いのではないでしょうか。ぜひご検討を頂けたらと思います。

弊社でも、グッジョブとも連動できる【勤怠管理クラウド　T-REX（ティーレックス）】をご提供しています。ご興味のある方は、是非お問合せください。

また人材派遣をご利用されている派遣先企業様は、派遣社員の勤怠管理については社員とはまた異なる検討ポイント・課題があります。