グッジョブコラム 2021.05.11

派遣管理をシステム化するときに重要な視点とは

2021年度が始まりましたが、引き続きコロナウイルスの影響を強く受ける中、入社式や研修などその手法の変化に注目が集まっています。もちろん行事以外のことでも色々と変化を迫られる今、皆様の業務においてもその兆しを感じていらっしゃるのではないでしょうか？

当社のハケンマネジメントシステムグッジョブは、2021年1月の法改正で派遣契約の電磁化が法改正で認められたこともあり、ありがたいことに多くの企業様から引き合いをいただいております。

ただグッジョブ自体は、コロナ起因による脱ハンコ、ペーパーレスのために開発をしたわけではなく、同一労働同一賃金をきっかけに、さらに煩雑なやり取りが派遣先・元間で発生する上派遣料金も上昇傾向になると予測し、派遣という制度が派遣先様にとって利用しやすいものであり続けるために、特に製造派遣をご利用の企業様向けに開発したものです。

IT業界では新たなサービスが世に出ると、類似サービスが次々リリースされることは当たり前ですが、グッジョブも同様に他社様から「派遣管理システム」が次々にリリースされております。導入を検討されている企業様におかれましては、その比較にお悩みではないでしょうか？

何をポイントに検討すればよいのか？

派遣利用といっても企業様ごとに状況は大きく異なるため、困りごとやニーズには違いがあります。しかし、派遣業界の特性というものは変わることはなく、抑えるべきポイントは企業様によって変わることはありません。つまり、派遣元によって変わってはいけないものと、派遣先のニーズによってカスタマイズできる部分をどのようにして持つかということが、システム導入後の成果を最大化させるポイントになります。

ちなみに弊社のグッジョブは、2020年4月のリリースから1年余りで、150社を超える派遣先様、500を超える派遣元様にご利用いただき（スタッフ様の契約数は約15,000名）、製造派遣業界ではNo.1のシェアを占めております。これはグッジョブが「製造派遣の特徴に合わせて作られている」「発注主である派遣先様が集約したい情報を一元管理できる」といった目線で開発されたため、契約書のデジタル化のみならず、派遣業務全般の効率化を実現できているからと考えております。

それでは、当社が実績から得た、製造派遣をご利用の企業様が管理システムを導入する際に見るべきポイントを紹介させていただきます。

１　販売元の体制は安心できるか？

（例：Pマーク等の認証を取得しているか？自社エンジニアで開発しているか？主要開発メンバーは派遣先の知見があるか？サポート体制は確立しているか？…など）

・派遣元からの協力があって初めて成り立つ仕組みですので、個人情報保護等の体制は重要です。

・また派遣法は頻繁に改正があるため、自社で細やかに開発できる体制があるかも重要です。他社製品を購入して自社商品としたり、エンジニアは全員外注というところは、改修に時間がかかったり、そもそも作れない可能性があります。

・派遣元目線のみでシステム設計を行うことにより、システムが書類のデジタル化だけにとどまったり、派遣先側の承認や変更操作、発注や業務評価など使い勝手が悪い場合があります。

２　同条件のスタッフを、1つの個別契約にまとめられるか？派遣終了後も契約データがシステム上に残るか？

・製造派遣では１職種で多くの方が働くことがあります。その多くが2～3か月と短い期間での更新で、指揮命令者などの変更も頻発するため、派遣社員一人一枚の個別契約では確認作業が膨大になります。（紙に出力して見直すことになっては意味がありません、PDFで保管できる＝効率UPではないのです）

・また派遣終了するスタッフさんも比較的多いため、当然ですが終了者の個別契約書もシステム上で閲覧できなければ、派遣元にも負担は増加するでしょう。

３　契約以外の情報のやり取りなど、派遣業務をさらに円滑に回す仕組みがあるか？

・派遣元から提出されるもの以外にも、派遣先が派遣元に提出しなければならない各種通知（例えば月1回の就業状況の報告や、事業所抵触日通知は更新の都度必要）に不備があると、労働局調査等で指摘を受ける場合があります。契約書がシステムなのに、これだけシステム外の運用では使い勝手が悪いと言えます。

・勤怠や派遣料金の請求書なども、利用している勤怠システムを問わず対応できなければ（例えば企業の勤怠システムでも）、派遣先・元双方に一番負担が掛かっている部分が効率化できず、派遣元のメリットにもなりません。

４　派遣会社にスムーズに導入してもらうためのノウハウがあるか？

・派遣管理システムは、既存システム含め殆どが派遣元に料金負担をお願いする仕組みであるため、派遣元が喜んで導入することはありません。（そのため、ただ導入検討していると通知するだけでは、先に断られてしまうことが多い状況です）

製造派遣業界でも派遣元が主体で販売しているケースがありますが、一部、グループ会社の派遣シェア拡大のためと謳っているものもあり、反発が出るケースがあります。また複数社合同で派遣“元”の管理効率化を目的としつつも、各社の要望が合わず構築がうまく進んでいないシステムもあるようで、その点を見極めることも重要です。（当社はグループに派遣会社を有しているものの、これまで開発してきたシステム同様グループ会社事情は一切加味せず、あくまで派遣先目線で設計し、全派遣会社様を公平に扱っておりますのでご安心ください）

以上が大まかなポイントとなっておりますが、大事なのは、自社の現状把握と、今後に必要なことを明確にした上で検討することです。

ぜひグッジョブも含めてご検討いただけると幸いです。